10 idées pour favoriser l'accueil des nouveaux employés, en télétravail!

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L'accueil des nouveaux employés et la qualité de leur onboarding ont toujours été des éléments importants chez Nexus Innovations. Je vous dirais si importants, qu'à chaque fois que nous avons de nouveaux collègues, nous leur demandons du feedback constructif et nous les invitons à nous donner de nouvelles idées afin d'améliorer l'expérience de leurs futurs collègues.

Mon équipe et moi avons toujours été convaincues que l'onboarding d'une entreprise en dit long sur la culture de celle-ci et le comment elle traite ses collaborateurs. Autrement dit, si une compagnie prend le temps de bien préparer l'accueil d'un nouveau talent, celui-ci va s'en souvenir longtemps! C'est pourquoi je décide de vous partager des idées qui ont été testées et qui ont bien fonctionnées pour nos nouveaux employés travaillant de la maison.

Ayant tous passer rapidement en télétravail, nous devions trouver de nouvelles idées pour faciliter un onboarding à distance. Ceci allait bien sûr être tout un défi, mais un défi qui s'est rapidement transformé en opportunité d'essayer de nouvelles choses, et surtout, d'être plus créatifs! Au final, nous voulions continuer de faire vivre la culture d'entreprise, d'offrir une expérience employé extra et de maintenir un sentiment d'appartenance, même en travaillant de la maison.

Avant l'arrivée :

1- Planifier et clarifier l'horaire du nouvel employé 📅

Il est important de collaborer avec ses collègues pour orchestrer un agenda sur mesure à votre nouveau collègue incluant les formations, les rencontres projets, les dailys, etc. Il est aussi essentiel de rendre le tout très clair pour la personne qui arrive dans un nouveau contexte de travail à distance; elle doit savoir à quoi s'attendre simplement en regardant son calendrier. De notre côté, nous avons même planifié des rencontres café virtuelles avec les nouveaux afin qu'ils puissent rencontrer au minimum cinq collègues, dont le CEO, tout simplement pour apprendre à les connaître. De plus, les membres des équipes doivent eux-mêmes établir des rencontres pour non seulement se présenter et vulgariser leur rôle, mais aussi pour expliquer le contexte dans lequel le nouveau camarade sera plongé.

Attention⚠️ Éviter de fixer trop de rendez-vous dans la première semaine, car cela peut facilement devenir accablant pour le nouveau talent. Pour être totalement transparente, c'est l'erreur que nous avons faite avec notre première collègue embauchée à distance, pensant que de l'occuper le plus possible était la meilleure chose à faire. Il ne faut pas oublier que les nouveaux sont surchargés d'informations lorsqu'ils débutent un autre emploi et le changement de contexte peut être néfaste en télétravail, s'il y en a trop.

2- Préparer une vidéo d'accueil 🎥

Votre futur collègue n'aura pas l'occasion de rencontrer tout le monde avant son arrivée? Quoi de mieux que de lui envoyer par courriel une compilation de vidéos de vos employés qui se présentent et qui offrent un petit mot de bienvenue. Notre équipe en a profité pour lâcher son fou devant la caméra. Ça prend 2 minutes pour les collaborateurs et ça donne 10 minutes de rire pour le nouveau qui sera encore plus motivé de commencer l'aventure avec vous en télétravail!

👀 Vidéo disponible sur demande, pour les curieux et curieuses.

3- Faire la livraison à domicile du matériel informatique et des goodies 💻

Si vos compagnons de travail font du télétravail, pourquoi ne pas leur envoyer quelques jours à l'avance leur matériel informatique (ordinateurs, écouteurs, etc.) ainsi que vos cadeaux promotionnels? Nos nouveaux employés ont été heureux de recevoir l'essentiel côté techno pour bien travailler de la maison, en plus d'un verre de bière avec notre logo. Un t-shirt et une tuque seront également envoyés dans les prochaines semaines. Un point de plus pour le sentiment d'appartenance!

Première semaine :

4- Offrir un onboarding technique ⚙️

L'onboarding technique est la première chose qui devrait être faite au jour 1. Pourquoi? Il faut s'assurer que tous les outils et logiciels techniques soient bien installés pour le nouveau collègue avant qu'il puisse bien débuter sa journée avec le reste de l'équipe. Il serait dommage qu'il en manque en cours de route ou encore que le nouveau n'ait aucune idée du comment ceux-ci fonctionnent. De notre côté, nous prenons entre 1h30 et 2h par employé le matin de leur première journée.

5- Offrir un onboarding valeurs et culture 🌻

Une fois que la partie technique est maitrisée, c'est le temps d'expliquer (ou de réexpliquer si cela a déjà été fait pendant votre processus d'embauche) la culture, la mission, la vision et les valeurs de l'entreprise. C'est probablement quelque chose que vous faisiez déjà avant le télétravail, mais c'est l'occasion plus que jamais de renforcer votre message et d'apporter des précisions. Prenez aussi le temps d'expliquer les différents rôles des membres de l'équipe, les divers projets, vos conditions de télétravail et pour terminer, vos avantages. En gros, le nouvel employé doit avoir une vue d'ensemble sur votre entreprise et votre marque employeur! Chez Nexus, on en profite même pour ajouter notre #nexsauce en racontant des blagues et des insides sur l'équipe interne.

6- Organiser une activité d'accueil ludique 😂

Que ce soit des initiations ou des activités d'équipe, toutes les idées sont bonnes pour permettre à vos nouveaux talents de s'imprégner de la culture d'entreprise et de l'ambiance de télétravail. Par exemple, nous organisons une activité où toute la famille (même les enfants de nos collègues) peut poser des questions pour apprendre à mieux connaitre le nouvel employé. Ces questions peuvent évidememnt avoir une saveur humoristique et permettre à tous et toutes de raconter des anectodes cocasses. Plaisir garanti!

7- Organiser des 5 à 7 virtuels ''Remote-toé le moral'' 🍺

C'est un beau jeu de mots, n'est-ce pas? C'est aussi un moment mémorable pour l'équipe qui permet de décrocher du travail, de rire et d'apprendre à mieux connaître les nouveaux. La participation de tous et toutes n'est évidemment pas obligatoire. En télétravail, les gens n'ont pas tous le même horaire et il faut le respecter.

8- Encourager l'activité physique pour une meilleure santé mentale 🤸🏻‍♂️

Ce point n'est probablement pas surprenant pour vous. Tout le monde sait que l'activité physique a de nombreux bienfaits sur le corps et l'esprit. Pourquoi ne pas l'encourager davantage en télétravail? Depuis janvier 2019, nous offrons à toute l'équipe deux heures rémunérées par semaine afin qu'elle puisse pratiquer le sport de son choix. Laissez-moi vous dire que mes collègues et moi en profitons pleinement ces temps-ci! Pour les nouveaux employés, nous prenons toujours le temps de leur expliquer les différentes options qui s'offrent à eux, s'ils veulent se motiver en groupe. Par exemple, ils ont la possibilité de faire des cours de yoga ou de cardio-boxing à distance et même de rejoindre notre club de course virtuel #nexusenaction sur l'application Strava. De plus, tous les jours vers 14h, nous participons au défi de la ''télé-planche''. Celui ou celle qui réussi(e) à tenir en place le plus longtemps remporte le challenge!

9- Faire des suivis réguliers ✅

Ce point est tellement important, et malheureusement, souvent négligé. Ce n'est pas le temps d'oublier vos nouveaux collègues après leur première journée de travail et de les laisser aller comme si de rien n'était. Ils ont probablement plus de questions qu'à l'habitude en raison du contexte de télétravail et il vaut mieux prendre le pouls plus souvent que pas assez. Soyez à l'écoute de leurs besoins et ne vous gênez surtout pas de répéter des informations. Après tout, la communication et la collaboration sont deux éléments clés pour permettre aux équipes de bien travailler ensemble, qu'ils soient du bureau ou de la maison.

10- Faire une rencontre post-onboarding et un rapport d'étonnement 📊

Tel que mentionné au tout début de mon texte, il est primordial de comprendre, en tant qu'organisation, où nous pouvons s'améliorer pour l'intégration des nouveaux. C'est pourquoi nous faisons non seulement une rencontre virtuelle post-onboarding pour avoir une idée de l'expérience vécue, mais également un rapport d'étonnement où ils ont l'occasion de partager leur avis, de faire émerger des idées novatrices, de faire reconnaitre les points forts et les angles morts de l'entreprise et enfin de dresser un portrait de l'entreprise dans laquelle ils sont venus s'épanouir.

Voici des exemples de questions pour une rencontre post-onboarding :

• Qu'as-tu le plus aimé dans ton accueil et intégration? Qu'as-tu le moins apprécié?
• Que devons-nous améliorer pour rendre l'expérience d'onboarding encore plus positive?
• Lorsque tu jasais à ton entourage dans les premières semaines, à quoi ressemblaient tes commentaires sur la compagnie ?
• À la fin de tes premières journées, es-tu reparti(e) avec le sourire ou avec un mal de tête? 

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En espérant que ces 10 idées puissent inspirer vos collègues et vous-même. Nous aimerions aussi vous entendre sur vos initiatives pour offrir un bel accueil à vos collègues travaillant de la maison. Merci de nous les partager en commentaire. 👇

Vous pouvez également suivre le hashtag #bienetreauteletravail pour découvrir plein d'autres idées pour emporter. 💜🌈